Ondernemers kunnen geld besparen met slimme ict-diensten voor online vergaderen. De oplossingen die nu beschikbaar zijn, doen nauwelijks onder voor face-to-face vergaderen. Overigens besparen ze niet alleen tijd, maar zijn ze ook goed voor het milieu.

ONLINE VERGADEREN NOG NIET FAVORIET

Online vergaderen is voor veel zelfstandigen nog een brug te ver, zo blijkt uit onderzoek van MKB Servicedesk. Veel ondernemers zien het als onpersoonlijk. Het gemis van non-verbale communicatie wordt als barrière gezien. Face-to-face vergaderen heeft bij de meeste ondernemers dan ook de preferentie boven telefonisch of online vergaderen. 45% van de ondervraagden vindt het essentieel fysiek present te zijn bij een vergadering. 25% geeft aan dit niet cruciaal te vinden.
Ondanks het ontbreken van fysieke presentie heeft online vergaderen een aantal voordelen boven lichamelijk vergaderen. Zo kunnen ondernemers werktijd creëren in plaats van reistijd verliezen. Ook zijn met online vergaderen kosten te besparen.

TIJD BESPAREN MET ONLINE VERGADEREN

De gemiddelde werknemer in Nederland vergadert ongeveer 6,5 uur per week. Dat blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Overleg via alternatieve communicatiemiddelen kan een flinke tijdsbesparing opleveren. Mensen die gebruikmaken van middelen als Yammer, Microsoft Lync of video vergaderen, spenderen gemiddeld 15 minuten per dag aan vergaderen. Dat komt neer op iets meer dan een uur per week.

VOORDELEN ONLINE VERGADEREN

Vergaderen op afstand zorgt om verschillende redenen voor een tijdsbesparing. In de eerste plaats hebben de deelnemers geen reistijd, terwijl met deelnemers over de hele wereld kan worden vergaderd. Alleen al aan binnenlandse zakenreizen van meer dan 1 dag besteden Nederlanders ongeveer 1,5 miljard euro per jaar (volgens het ContinuZakenreisonderzoek van NBTC NIPO Research).

Online vergaderen blijkt bovendien de doelmatigheid te verhogen. Het oplossen van een probleem door met collega’s via e-mail informatie uit te wisselen, is niet altijd de meest efficiënte manier van werken. Een korte online bespreking kan verhelderend werken en misverstanden wegnemen die bij een uitgebreide e-mailcorrespondentie kunnen ontstaan.

Online vergaderen versterkt ook de interne communicatie. Collega’s mogen tijdens een vergadering kort aanknopen en hoeven niet bij de gehele bijeenkomst beschikbaar te zijn als dat ook niet nodig is. Tot slot is online vergaderen goed voor het milieu. Het verlaagt de filedruk. Bij internationale vergaderingen is bovendien minder vliegverkeer noodzakelijk. Het draagt dus bij aan de beperking van CO2-uitstoot.

WAT IS NODIG VOOR ONLINE VERGADEREN?

Voor een online vergadering is minder nodig dan veel zelfstandigen zich realiseren. Dit zijn de vereisten om succesvol online te kunnen vergaderen:

* Een PC met internettoegang en software voor webconferencing. Iedere normale PC voldoet.
* Een goede breedbandverbinding. Een netwerkkabel geeft meer stabiliteit dan een draadloze aansluiting.
* Een goede hoofdtelefoon en camera.
* Eventueel een smartphone of tablet. Applicaties als Skype, Google Hangout en Microsoft Lync ondersteunen vergaderen met deze devices.
* Een gratis online vergaderdienst vind u op www.2conference.nl

Daarnaast is het natuurlijk cruciaal om tijd te investeren om vertrouwd te worden met deze wijze van werken.

Utrecht is een interessante stad voor ondernemers. Kantoorruimte in Utrecht is zeer gewild vanwege de centrale ligging in Nederland. Als u besluit tot de huur van een kantoorruimte in Utrecht dan krijgt u de geweldige infrastructuur van deze stad er gratis bij. Ook is het bij uitstek de stad waar beurzen en congressen worden gehouden die mensen vanuit het hele land aantrekken.

Voor sommige bedrijven maakt het niet uit of ze gevestigd zijn in de achterhoek of in Utrecht. Maar het merendeel van de ondernemers zou maar wat graag een kantoorruimte in deze fraaie stad hebben.
Hoogopgeleid personeel in Utrecht
Als het voor u van groot belang is gemakkelijk hooggeschoold personeel te vinden in de buurt van uw bedrijf, is Utrecht de plaats waar u moet zijn. U kunt het al zien aan de vele studenten die gebruik maken van de uitgaansgelegenheden. Utrecht barst van het talent. Daar kunt u gemakkelijk gebruik van maken door kantoor te houden in deze bijzondere stad.
In en rondom Utrecht is de keuze aan kantoorruimte bijzonder groot. Van een laag geprijsd, functioneel kantoor op een bedrijventerrein tot een prestigieus pand in het centrum. Maar ook alles daartussen in vindt u in Utrecht.
Hulp bij het vinden van kantoorruimte in Utrecht
U natuurlijk op eigen houtje proberen de kantoormarkt in Utrecht in kaart te brengen, maar dat zal u veel tijd kosten. Gelukkig zijn er bureaus die bemiddelen in vraag en aanbod voor kantoorruimte in Utrecht. Ik raad u aan daar zeker gebruik van te maken als u hulp nodig hebt bij het vinden van een geschikte kantoorruimte tegen de juiste prijs.
Ook al maakt u gebruik van het professioneel advies van een dergelijk bureau, het verplicht u tot niets. Waar u uiteindelijk voor kiest blijft geheel uw eigen beslissing. Maar ik ben ervan overtuigd dat u zeker kantoorruimte in Utrecht zult vinden die precies past bij uw wensen en verwachtingen.